Header

Kysymys:

Minulle on kertynyt asiakirjoja ja valokuvia moneen eri paikkaan Haluaisin järjestää tiedostoni yhteen arkistoon. Mikä olisi paras tapa tehdä se?

Vastaus

Tämä ei olekaan aina ihan yksinkertainen tehtävä. Itselläni on kertynyt samojakin tiedostoja sinne tänne, kun olen halunnut varmistaa, etten hävitä mitään tärkeää. Aluksi täytyy inventoida kaikki hakemistot, joissa on tärkeitä asiakirjoja tai kuvia. Suosittelen ihan paperin ja kynän käyttöä. Kannattaa merkitä paitsi tiedoston nimi, myös koko polku, että tiedosto myöhemmin löytyy. Tässä yhteydessä voi myös poistaa kaikki varmasti turhat tiedostot.

Samoin on syytä merkitä tiedoston tekopäivä, ettei vahingossa hävitä viimeisintä versiota ja arkistoi jotain vanhaa. Valokuvissa harvemmin on samannimisiä, joten niiden kohdalla yleensä riittää hakemistojen kirjaus.

Tallennusvälineen valmistelu

Kun on saanut itselleen selväksi, mitä aikoo arkistoida, on aika valmistella kohde, johon materiaali talletetaan siististi järjestykseen. Hyvä vaihtoehto on käyttää ulkoista, reilunkokoista kovalevyä. Aluksi kannattaa miettiä hakemistopuu, eli tiedostojen ryhmittely. Kun se on loogisesti tehty on hakeminen myöhemmin helpompaa.

Hakemistopuu

Oheisessa kuvassa olen käyttänyt pääteohjelmaa nimeltään "tree", jolla saa näppärästi havainnollistettua esimerkin, jonka tein.

Tässä esimerkissä on tehty kovalevyn DATATRAVEL juureen kolme hakemistoa: Omat asiakirjat, Valokuvat ja yhdistys. Niihin on luotu alihakemistoja ja alihakemistoon alihakemistoja.

Hakemiston luonti käy seuraavasti: Avataan Tiedostonhallinta ja sieltä ulkoinen kovalevy.

Tiedostonhallinta

Valitaan Tiedosto > Luo kansio (tai painetaan Shift+Ctrl+N) ja annetaan hakemistolle nimi.
Luodaan näin kaikki juuritason hakemistot. Sen jälkeen avataan yksi näistä hakemistoista ja luodaan seuraavan tason hakemistot jne...

Tiedostojen kopiointi

Itse kopiointia varten kannattaa avata kaksi tiedostonhallinnan ikkunaa. Avataan ensin yksi ikkuna ja tartutaan hiirellä yläreunan "Tiedostonhallinta"-tekstistä ja vedetään vähän alaspäin. Nyt ikkunan kokoa voi muuttaa reunoista hiirellä raahaamalla. Sen jälkeen valitaan Tiedosto > Uusi ikkuna. Siirretään ikkunoita niin, että kumpikin on sopivasti näkyvillä.

Kaksi ikkunaa

Toiseen avataan se hakemisto, johon ollaan kopioimassa ja toiseen se, josta tiedostoja haetaan. Kannattaa olla erittäin tarkkana, ettei mene sekaisin ja kopioi väärään ikkunaan. Rauhallisuus on valttia tässä työssä.

Kopioitavia tiedostoja voi valita hiirellä ja näppäimistöllä kolmella eri tavalla:

  • 1. Koko hakemistollinen tiedostoja valitaan pinamalla CTRL+a
  • 2. Joukko peräkkäisiä tiedostoja valitaan klikkaamalla kerran ensimmäistä tiedostoa ja sen jälkeen painamalla Shift ja klikkaamalla viimeistä tiedostoa.
  • 3. Yksittäisiä tiedostoja voi valita pitämällä Ctrl-näppäintä alaspainettuna ja klikkaamalla haluttuja tiedostoja.

Näissä kaikissa klikkaaminen tapahtuu hiiren vasemmalla.

Luonnollisesti homma toimii myös toisin päin. Jos halutaan kopioida sadan tiedoston hakemistosta melkein kaikki, on helpointa edetä aluksi kohdan yksi mukaan ja sen jälkeen kohdan kolme mukaan klikata pois jätettävät tiedostot. Tätä voi harjoitella erikseen ennen varsinaisen työn aloitusta.

Takaisin kysymyksiin
Copyright © 2019 T:mi Hopeasointu.